Gestion stocks et immobilisations
LA GESTION DES STOCKS ET DES IMMOBILISATIONS
Définition
Tout bien réunissant les deux critères suivants, est considéré comme une immobilisation :
- avoir une durée d’utilisation supérieure à un an,
- avoir une valeur d’acquisition supérieure ou égale à 250.000 FCFA,
Les immobilisations se composent essentiellement de :
- Matériel de transport : véhicules, motos ;
- Mobilier : armoires, bureaux (tables), fauteuils ;
- Matériel et outillage : photocopieurs, téléviseurs, radios cassettes, ordinateurs et accessoires
Acquisition et approvisionnement
Ce chapitre traite la procédure relative à l’acquisition, l’utilisation et la cession des fournitures et des biens d’équipement.
Acquisition des fournitures, équipements et ouvrages
Conditions et procédures générales :
Avant d’engager la procédure d’acquisition de tout bien on s’assure que :
- le besoin a été exprimé (demande d’achat),
- l’achat a été pris en compte dans le budget, notamment en ce qui concerne les immobilisations,
- tous les achats qui peuvent être regroupés, l’ont été afin d’obtenir un volume important et pouvoir négocier auprès des fournisseurs des conditions avantageuses : livraison, modalités de paiement.
Une distinction est faite entre différents niveaux d’achats :
- achats d’un montant inférieur à 100.000 FCFA,
- achats d’un montant supérieur ou égal à 100.000 FCFA,
- Muni de la «demande d’achat », le chargé des achats choisira un fournisseur parmi deux ou trois auprès desquels, il s’est fait renseigner sur les qualités, les prix et les conditions de livraison des articles. Au besoin, il exigera les factures pro forma pour mieux justifier son choix.
Achats d’un montant supérieur à 100.000 FCFA, mais inférieur à 10.000.000 FCFA
La procédure suivante est appliquée :
a) la fiche de « demande de pro forma » est établie par le chargé des achats une copie est remise à trois fournisseurs distincts.
b) La comparaison des pro formas est faite sur une fiche «analyse de pro forma ». Le choix qui a été fait et les raisons sont indiqués sur cette fiche. Le choix tient compte de la qualité, du prix, du délai de livraison et plus d’autres critères. Ce document doit être signé par le Coordinateur, le trésorier et le chargé des achats.
c) Le «bon de commande » est établi par le chargé des achats, approuvé par le Coordinateur avant d’être envoyé au fournisseur retenu.
Réception des fournitures équipements et ouvrages
La réception des fournitures et équipements est faite par l’assistant. IL ne peut en aucun être chargé des achats. Il fait toutes les vérifications nécessaires et signe les documents relatifs à la livraison. Il transmet la fiche de réception au Coordonnateur qui la répercute sur qui de droit.
Dans le cas des ouvrages, un procès verbal de réception provisoire est établi et signé par les participants à la réception. Toutes les observations importantes et réserves doivent être consignées dans un PV.
Le fournisseur doit s’engager par écrit dans les 07 jours ouvrables après la réception provisoire à donner une suite aux réserves formulées. La réception définitive sera faite lorsque toutes les réserves seront entièrement satisfaites. Un PV est établi.
Les copies des PV de réception sont archivées au secrétariat de ADCOPS.
La constitution de fichiers, codification
Un numéro d’identification alphanumérique est attribué à chaque immobilisation de façon chronologique selon la date d’acquisition. Sur chaque immobilisation sera porté son numéro, de façon lisible et indélébile. La codification se fait comme suit :
1er sous code : le nom de l’organisation en abrégé (ADCOPS),
2ème sous code : le numéro chronologique suivi de T ou M selon qu’il s’agit d’un matériel de transport ou d’un mobilier, matériel et outillage.
Il y a deux chronologies distinctes : une pour le matériel de transport et une autre pour le mobilier, matériel et outillage.
Le 1er et le 2ème sous code sont séparés soit par un trait d’union, soit par un trait oblique.
L’application de cette méthode de codification donne :
- Pour le matériel de transport :
ADCOPS/001T
ADCOPS/ 002T
ADCOPS/nT
- Pour le mobilier, matériel et outillage
ADCOPS/001M
ADCOPS/002M
ADCOPS/nM
Tous les biens d’ADCOPS enregistrés en comptabilité comme immobilisation doivent être recensés sur un « état des immobilisations » constamment mis à jour. Cet état dont un modèle se trouve en annexe, est établi par la comptabilité.
La gestion des équipements et installations
Le matériel à usage collectif :
Un registre est ouvert pour les stocks de fournitures de bureau et un autre pour l’approvisionnement en carburant et lubrifiants. Les enregistrements sont faits sur la base de documents justificatifs : « bon d’entrée ou de réception » pour les entrées et « bon de sorties » pour les sorties. Pour des articles différents, les enregistrements se feront séparément.
Pour des raisons de commodité, le registre peut être remplacé par des fiches de stocks individuelles. Tout comme les immobilisations, les stocks doivent faire l’objet d’inventaires physiques périodiques dont celui de fin d’année qui est obligatoire.
Toutes les communications téléphoniques doivent passer par le standard tenu au niveau du secrétariat. En dehors de la ligne du standard, il ne peut être installé aucune autre ligne permettant d’appeler directement sauf autorisation écrite du Coordonnateur. Les appels de service inter urbains ou en dehors du pays doivent préalablement être autorisés. Un registre doit être ouvert au secrétariat pour les appels.