Gestion de l'ONG
La Gestion des ressources
1. Gestion des ressources humaines
Les objectifs de la gestion des ressources humaines sont l’utilisation rationnelle et judicieuse des compétences des membres pour la bonne réalisation des activités de l’ONG. La gestion du personnel est du ressort du Coordonnateur. Il peut faire une délégation de pouvoir.
Les ressources humaines de ADCOPS sont constituées du personnel permanent et temporaire.
Le principe de la gestion des ressources humaines est l’équité de tous les membres face aux exigences de la structure.
1.2 Le recrutement du personnel :
Les recrutements se font conformément aux prévisions budgétaires après que l’on ait fait une description détaillée du poste.
Avant tout recrutement, on étudiera en premier lieu les possibilités de réorganisation (division des tâches) interne afin d’éviter de se retrouver avec un personnel pléthorique.
Pour le recrutement du personnel, on procède à l’appel d’offre d’emploi au public. Des propositions de personnel issu du mouvement social sont encouragées et déposées au niveau du secrétariat qui procédera au recrutement par une commission de recrutement composée de membres du conseil d’administration, du secrétariat exécutif et d’une personne ressource neutre. La commission de recrutement peut aussi, avec l’approbation du CA, faire recours au service d’un bureau d’étude. La mission de cette commission consistera à :
- La présélection des candidats à partir des dossiers déposés et enregistrés au secrétariat dans le délai imparti;
- L’organisation d’un test écrit ou d’un entretien oral de sélection à l’issue duquel sont retenus pour la dernière phase les trois premiers des candidats classés par ordre de mérite. Les candidats sont informés des résultats.
- L’entretien oral définitif à la suite duquel le meilleur est retenu. La commission de recrutement peut aussi, avec l’approbation préalable du CA, faire recours au service d’un bureau d’étude. Dans ce cas seul, la dernière phase, c’est à dire l’entretien définitif se fait par la commission en présence d’un représentant dudit bureau.
Le candidat qui aura été définitivement retenu doit être informé au plus tard le lendemain du resultat definitif ou le premier jour ouvrable qui suit.
En cas de désistement du premier la commission fait appel au second, puis au troisième si nécessaire.
Un contrat d’essai est d’abord signé avec le / la recrue. Ce contrat peut être renouvelé, si l’on estime que la période d’essai est insuffisante pour évaluer et apprécier le / la recrue.
Ensuite un contrat à durée déterminée renouvelable peut être signé avec le postulant.
Si le recrutement porte sur plusieurs personnes, la même procédure est adoptée.
Les candidats sont informés des résultats..
Horaires de travail, évaluation du personnel
Les heures de travail et les heures supplémentaires sont soumises à l’approbation du CA, mais sont fixées conformément aux lois en vigueur au Mali.
Tous les agents font l’objet d’une évaluation avec l’assistance des chefs hiérarchiques. Ces derniers font des propositions de notes pour leurs agents en remplissant la fiche d’évaluation. Les notes vont de 1 à 5 avec les appréciations et les observations suivantes :
| Moyennes reçues | Appréciations | Observations |
| 1 / 2 | Insuffisant | L’agent ne s’applique pas au travail, résultat en deçà des objectifs attendus |
| 3 | Moyen | L’agent fait de son mieux pour l’atteite des objectifs assignees |
| 4 | Satisfaisant | L’agent est appliqué au travail, dévoué, disponible, atteint les objectifs attendus |
| 5 | Excellent | L’agent est remarquablement consciencieux, travailleur, très appliqué il réalise et dépasse les objectifs attendus |
Ces moyennes sont prises en compte lors des encouragements aux agents. Il faut noter que les critères d’appréciation et de notation des travailleurs sont la ponctualité, l’efficacité, la rentabilité, etc.
Permissions exceptionnelles et absences du personnel
Les permissions exceptionnelles sont gérées par le secrétariat.
Salaires, honoraires et avantages sociaux
Pour une cohérence dans l’attribution des salaires, une grille des salaires est établie pour l’ensemble des agents de ADCOPS. EIle sert de référence.
Chaque employé est préalablement positionné sur une échelle de catégories professionnelles. Ensuite, on le situe aisément dans la grille et déterminer son salaire de base.
Le salaire est calculé et payé sur une base mensuelle. Les payements peuvent se faire par caisse, par chèque ou par virement bancaire.
Le/la comptable est chargé(e) :
- de faire le calcul des salaires,
- d’établir l’état collectif des salaires,
- d’établir les bulletins individuels de salaires.
Le bulletin de salaire doit être établi en deux exemplaires qui seront signés par le Coordonnateur, ensuite par l’employé au moment de la remise du bulletin. L’un des exemplaires est remis à l’intéressé et l’autre est gardé dans les archives.
Le bulletin doit contenir les éléments suivants :
- le mois de paye,
- les noms et prénoms de l’employé,
- la fonction ou le poste occupé,
- les éléments de salaires (salaire de base, primes, indemnités, heures supplémentaires, etc.),
- les retenues sur les salaires (INPS, ITS, avances sur salaires, etc.),
- et le salaire net à payer.
Les heures supplémentaires et les avances sur salaires sont soumises à l’approbation du Coordonnateur. L’état collectif de salaires reprend les éléments essentiels des bulletins individuels. Lors de la remise du bulletin, chaque employé doit émarger l’état collectif. Les documents relatifs au paiement des salaires doivent être produits les 25 de chaque mois afin que la comptabilité ait le temps nécessaire de les comptabiliser.
Procédures d’élaboration et de financement des investissements
Les investissements à réaliser sont initiés par le conseil d’administration et / ou du secrétariat exécutif. Ils élaborent le plan d’action suivi du budget qu’il propose à l’assemblée Générale.
Les dons ou subventions que reçoit ADCOPS peuvent être soit en nature, soit en espèces. Quelle que soit leur nature, les dons sont accordés avec une destination précise. Tous les dons doivent être gérés conformément aux orientations données par les partenaires financiers, en accord avec le Secrétariat de ADCOPS et la commission mobilisation des ressources.
Toutes les dépenses à effectuer sur un financement quelconque doivent se faire en respectant les procédures en vigueur et faire l’objet de pièces justificatives appropriées.
Pour mener son projet de développement et pour se développer ADCOPS a besoin d’entretenir des relations avec d’autres organismes prives ou etatiques.
La gestion administrative est aussi la gestion des petits moyens qui n’entrent pas directement dans la réalisation des investissements : fournitures de bureau, location des batiments destinés aux bureaux. Il n’est pas convenable de gaspiller les fournitures ou de les utiliser à d’autres fins.