LES ORGANES, LES INSTANCES ET LEURS ATTRIBUTIONS

L’organisation d’ADCOPS repose sur la structuration et le mode de fonctionnement suivants :

Note sur la composition et le fonctionnement

I.   Composition

A. ORGANISATION

Les organes de l'association sont :

L'Assemblée Générale

Le conseil d’administration

Le  secrétariat exécutif

Toutefois il peut être créé autant de Comités Ad hoc que nécessaires pour les besoins.

B. ADMINISTRATION

1. Assemblée Générale

      L'Assemblée Générale est l'organe suprême de l'association. Elle est souveraine et se réunit une fois par semestre en séance ordinaire et en séance extra -ordinaire sur convocation du Président du conseil d’administration ou sur la demande de la 2/3 des membres de l'association. Elle adopte et modifie le programme d'activités, le budget, les statuts et le règlement intérieur ; fixe le montant des cotisations, approuve le rapport d'activités et le rapport financier, élit les membres du conseil d’administration et donne toutes les instructions utiles a celui-ci pour la bonne marche de l'association.

 L'Assemblée Générale peut valablement délibérer lorsqu'elle réunit la moitié de ses membres a jour de leurs cotisation. Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres ; Sauf pour les membres ayant reçu procuration écrite de représenter un autre membre. Chaque membre dispose d'une voix.

     Lorsque le quorum n'est pas atteint lors d'une réunion, une deuxième convocation à quinze (15) jours d'intervalle sera adressée et les membres présents après cette deuxième convocation pourront valablement délibérer.

2. Conseil d’administration et ses attributions

Le Conseil d’Administration C.A est l'organe de conception, de coordination et de contrôle de toutes les activités du secrétariat exécutif d’ADCOPS. Il est responsable de la gestion du patrimoine d’ADCOPS.

A ce titre, il définit les activités  du secrétariat Exécutive et représente le collectif dans tous les actes de la vie civile à l'intérieur et à l'extérieur du pays.

Il participe à la mobilisation des ressources financières internes et externes, au renforcement de la crédibilité, la visibilité et l’audience de l’association.

Il décide de l’adhésion des membres à d’autres réseaux aux niveaux national, régional et international.

Le C.A se réunit en session ordinaire au moins une fois tous les deux mois sur convocation de son Président. L’avis de réunion et les documents doivent être envoyés aux membres au moins une semaine à l’avance.

Il peut se réunir en session extraordinaire sur convocation du Président ou de 2/3 des membres à tout moment si les circonstances l’exigent

Les décisions du C.A sont prises à la majorité simple de ses membres, en cas d’égalité la voix du Président compte double.

Le conseil  est administré par un Bureau de neuf   (9) membres :

• Un Président
  Le Président du CA représente le Secrétariat de ADCOPS dans tous les actes de la vie civile à l'intérieur et à l'extérieur du pays. Il est l'ordonnateur principal du budget. Il préside les réunions du C.A et de l’Assemblée Générale.
  En cas d'absence, il est remplacé par le Secrétaire Général.
• Un Secrétaire Général
  Il est le Coordinateur du Secrétariat Exécutive et le responsable de la gestion administrative du collectif.
  A cet effet, il veille à l’application des textes relatifs à la gestion administrative, à la réalisation des orientations données par le C.A et des activités du Plan de renforcement organisationnel.
  Il remplace le Président en cas d'absence constatée.
• Un Trésorier Général
  Le Trésorier est responsable de la gestion financière d’ADCOPS. Il gère les fonds d’ADCOPS. Toutes les opérations bancaires sont soumises à la double signature du Président ou du Secrétaire Général et celle du  Trésorier Général ou son adjoint.
  Il veille au respect des dispositions du Manuel de procédures et au contrôle de la tenue des différents documents comptables. Il approuve en premier lieu les rapports financiers et d’Audit annuels avant sa validation par le C.A.
• Un Trésorier Général Adjoint
  Le trésorier adjoint est responsable du suivi de la gestion de la petite caisse et des stocks.
  En cas d'absence du Trésorier Général, il le remplace dans la plénitude de toutes ses attributions.
• Un Secrétaire Administratif
  Il est chargé de tous les problèmes administratifs de l'association. Il s'occupe de tous les liens de collaboration entre l'A.D.CO.P.S et toute autre forme d'organisation, veille au maintien et au renforcement du partenariat en multipliant les démarches aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur du pays.
• Le Secrétaire chargé à la communication
  Le Secrétaire chargé à la communication est responsable de l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi de la Stratégie de communication de l’association.
  En rapport avec le Secrétariat  Exécutive, il est chargé  de :
  ·        la collecte, le traitement, la diffusion et la conservation de toute donnée ou information relatives à la communication interne et externe d’ADCOPS;
  ·        faire le point d’exécution de la mise en œuvre du Plan de communication de l’association et suivre la prise en compte des propositions d’amélioration ;
  ·        l'animation d'un bulletin d'information. 

• Le Secrétaire  au Développement institutionnel
  Il est le premier responsable de la planification stratégique d’ADCOPS et à cet effet il supervise les processus d’élaboration, et de suivi de la mise en œuvre du Plan Stratégique.
  Il préside le Comité de suivi du Plan Stratégique et veille à la réalisation de l’état des lieux de l’exécution du Plan Stratégique.
  Il est responsable de la gestion de la politique de représentation de ADCOPS auprès des différents partenaires.
• Deux  Commissaires aux comptes
  Ils sont les contrôleurs financiers de ADCOPS et à ce titre :
  -         Ils veillent à la moralité des dépenses et peuvent à cet effet faire des contrôles inopinés.
  -         Ils évaluent périodiquement l’application du Manuel de Procédures et peuvent si nécessaire fournir des appuis pour l’amélioration des procédures.
  -         Ils présentent un rapport de contrôle à l'Assemblée Générale et des rapports semestriels au C.A.
  3. Le Secrétariat  exécutif et ces attributions
  Le secrétariat exécutif constitue la cheville ouvrière de l’organisation. Il assure l’articulation entre les différentes structures locales. Il est chargé de la mise en œuvre du programme d'activités, et de toutes les tâches arrêtées le conseil d’administration à laquelle il rend compte de ses activités et donne toutes les instructions utiles au CA pour la bonne marche de l'association. Il  sauvegarde de la mémoire de l’organisation (documentation, archivage). Il est composé d’un bureau de trois membres (3) membres qui sont :
  ·        Un coordonnateur
  Il coordonne toutes les activités relatives arrêtées par le Conseil d’Administration. Il est l’ordonnateur des dépenses, convoque et préside les sessions en partenariat avec le CA. Le coordinateur peut s’appuyer sur les commissions de travail, désignés par le CA, les consultants et des  personnes ressources pour réaliser des activités spécifiques. Il dirige les missions d'identification sur le terrain, l'élaboration des projets, l'exécution et le suivi des projets.
  ·        Un assistant
  Il appui  le travail du secrétariat. Il travaille en étroite collaboration avec le coordinateur et le remplace en cas d’empêchement.
  Il est chargé de la comptabilité et du suivi financier des activités. Il prépare, vérifie les dépenses. Il est chargé de l’élaboration du rapport financier des projets/programmes. Il est chargé de l’enregistrement des opérations de recettes et de dépenses.
  ·        Une secrétaire de direction
  Il assure les fonctions suivantes : 
  -         Rédaction – Saisie – Impression - Reprographie ;
  -         Coordination technique des différentes structures par la communication intra et inter - structurelle ;
  -         Préparation des sessions du Conseil d’administration et de l’Assemblée Générale, Rapportage ;
  -         Contact externe et interne  (liaison permanente téléphonique – fax et Internet) ;
  -         Réception  et ventilation des courriers de ADCOPS ; organisation des réunions prévues par le secrétariat;
  -         Constitution et sauvegarde de la mémoire des actions de ADCOPS (documentation, archivage).
  Le coordinateur et les assistants doivent être bi ou trilingues et maîtriser l’informatique.
  Les membres du Secrétariat peuvent être recrutés sur contrat à durée déterminée, avec un traitement mensuel.
  II.              Fonctionnement
  2-1 Principes directeurs : Les membres de l’ONG ADCOPS  sont gérés par les principes suivants :
  -         Volontariat et bénévolat
  -         Solidarité et collégialité
  -         Recherche du consensus
  -         Refus de tout argument d’autorité.
  2-2 L’animation des débats est assurée par le président durant les sessions du Conseil d’administration. Les responsables des Commissions de travail sont désignés en fonction des besoins.
  2-3 Périodicité des sessions :
  -         Assemblée générale : une (1) par semestre ( dans la première semaine )
  -         Conseil  d’administration : une (1) fois par  mois (dans la première semaine) ;
  -         Secrétariat exécutif : deux (2) fois  par mois ;
  -         Commissions de travail : une (1) fois par semaine ;
  2- 4 Locaux : Les réunions de l’AG, du  CA,  et des Commissions de travail peuvent être logées au niveau des salles proposées par les structures membres du CA.
  -         Comité d’administration: une (1) salle de réunion (30 places);
  -         Secrétariat exécutif : trois (3) salles (bureaux) (à louer) un (1) magasin.
  Le Secrétariat doit être logé dans un local  autonome et sécurisé.                                                                                                                                                                                                    
  Groupes – cibles
  ·        les communautés à la base;
  ·        Associations,  mouvements  sociaux ;
  ·        Leaders Communautaires, élus et Agents de l’Etat.