La trésorerie

                                              LA GESTION DE LA TRESORERIE

Définition

La gestion de la trésorerie est l’ensemble des principes, méthodes et outils d’utilisation rationnelle et judicieuse des ressources financières de ADCOPS. La comptabilité est l’un des outils techniques aboutissant à une bonne gestion de la trésorerie.

La comptabilité a pour but d’enregistrer méthodiquement toutes les opérations afin de pouvoir connaître à tout moment la situation exacte du forum. Pour cet enregistrement, il existe le système centralisateur simplifié au niveau de ADCOPS.

Le personnel concerné est :

-          Le Coordonnateur,

-          L’assistant,

-          les membres désignés des Commissions de travails.

Principes généraux

Les procédures financières et comptables proposées dans le présent document ont pour but de permettre à l’organisation de fonctionner à partir d’une méthode de gestion financière et comptable adaptée à sa structure et à sa dimension actuelle. Il est à espérer que la méthode proposée devienne non seulement un outil pour justifier la bonne utilisation des fonds disponibles, mais également un outil de gestion et de communication interne pour les organismes, le fonctionnement de la présente organisation et les individus membres de celle-ci :

-          l’organisation du personnel comptable et financier,

-          l’organisation des supports comptables,

-          annexes.

LE CONTROLE DE LA TRESORERIE DU BUDGET

Le budget

Le contrôle du budget est essentiellement une phase de surveillance et de vérification. ADCOPS doit chercher à présenter les tendances suivant les niveaux de réalisation à chaque période d’exécution du budget, savoir si les objectifs qu’il s’est fixé au moment de l’élaboration du budget ont été respectés pendant son exécution. La décentralisation des rubriques doit permettre de disposer d’informations précises sur chaque poste afin de permettre l’explication des écarts constatés entre les prévisions et les réalisations.

Aucune modification ne peut être portée au budget et à la trésorerie sans l’autorisation préalable écrite des organes compétents.

La trésorerie        

A tout moment le caissier doit pouvoir justifier ses fonds en caisse.

La tendance générale est, aujourd’hui, de limiter les mouvements en espèces et de les remplacer par des mouvements bancaires. Il faut, non seulement se conformer à cette tendance, mais en faire un principe de gestion. A cet effet l’ADCOPS doit se fixer un plafond de caisse de 100.000 FCFA avec un minimun de 10 000 F CFA.

Les opérations de caisse

Les opérations effectuées par la caisse sont limitées aux encaissements et décaissements en espèces.

Tout encaissement doit être appuyé par une pièce justificative (factures, reçus fiche de versements, etc.).

Tout décaissement est également justifié par une pièce justificative (factures, reçus, quittance, bon provisoire, états de paiement, etc.).

Brouillard de caisse

C’est la base du journal de caisse. En effet, le caissier doit tenir un brouillard de caisse sur lequel sont chronologiquement enregistrées toutes les recettes et toutes les dépenses. Après contrôle de l’exactitude des mouvements et de la régularité des pièces justificatives, ce brouillard servira à la confection du journal de caisse.

Le brouillard comportera une colonne pour les recettes, une colonne pour les dépenses et une colonne pour les soldes. Il est servi soigneusement avec des libellés clairs et explicites. Son arrêté est quotidien et son solde doit être rapproché avec l’existant en caisse.

Le journal de caisse

C’est un registre avec plusieurs colonnes de ventilation afin de permettre la répartition des comptes par nature ou par rubriques budgétaires (analyse du suivi budgétaire) dont la comparaison avec le budget prévisionnel permet de tirer des écarts et leur explication correcte. Chaque recette donne lieu à une écriture au débit du journal de caisse alors que chaque dépense est enregistrée au crédit dudit journal.

Les opérations de banque

Les opérations effectuées au niveau de la banque sont appréhendées chronologiquement à travers un brouillard de banque tenu constamment à jour au sein ADCOPS.

Les recettes sont appuyées par des pièces justificatives suivantes :

-          bordereaux de remise de chèques et versement en espèces dans le cas d’une remise de chèque ou de versement en espèces,

-          avis de crédit dans le cas de virement des bailleurs de fonds, d’intérêts créditeurs.

Les dépenses par chèques sont enregistrées au vue des souches de chèques (ou talon) alors que les prélèvements le sont au vue des avis de débit.

Les souches des chèques doivent être remplies avec le maximum de soins avec les précisions suivantes :

-          nom du bénéficiaire,

-          motif de la dépense (numéro pièce, numéro de la demande),

-          date d’émission du chèque.

Le brouillard de banque

Toutes les opérations de recettes et dépenses de banque sont chronologiquement enregistrées dans le brouillard de banque. Le brouillard comporte une colonne pour les recettes, une colonne pour les dépenses et une colonne pour les soldes. Il sera soigneusement servi avec des libellés clairs et explicites. Son arrêté est mensuel.

Le journal de banque

C’est un registre avec plusieurs colonnes de ventilation afin de permettre la répartition des comptes par nature ou par rubriques budgétaires (analyse de suivi budgétaire) dont la comparaison avec le budget prévisionnel permet de tirer des écarts et leurs explications correctes. Chaque recette donne lieu à une écriture au débit du journal de banque alors que chaque dépense est enregistrée au crédit dudit journal.

Etat de rapprochement

A la fin de chaque mois, il est nécessaire d’obtenir de la banque l’extrait de compte mensuel, afin de procéder à l’établissement d’un état de rapprochement entre le journal de banque et le relevé de banque. En effet, à la fin de chaque mois, différents écarts peuvent se présenter entre la banque et la comptabilité. Il s’agit :

-          de chèques émis par ADCOPS et non présentés à la banque par les bénéficiaires ;

-          de versements ou remises faits par ADCOPS et ne figurant pas sur l’extrait (opérations de fin d’année) ;

-          de virements directs effectués par les bailleurs de fonds (avis de crédits non parvenus) ;

-          des agios prélevés par la banque (avis de débits non parvenus).

Après l’état de rapprochement, il convient de passer en comptabilité tout ce qui ne figurait pas dans le journal de banque.