Système information et communication

LA GESTION DU SYSTEME D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Le processus d’exécution et de circulation des documents

Le courrier

Le service de la correspondance est assuré par la secrétaire de direction. EIle s’occupe de la réception et de l’expédition du courrier. Le courrier comprend tous les documents entrant ou sortant (lettres, factures, chèques, etc.). Un registre doit être ouvert pour le «courrier arrivée » et un autre pour le «courrier départ ». EIle aura sous sa charge  la clé de la boîte postale.

4.1    Le courrier à l’arrivée

Le courrier peut arriver par le canal de la poste, par courrier électronique, il peut aussi être déposé directement au bureau par l’expéditeur où il est préposé. Chaque document reçu doit être marqué du cachet dateur avant d’être enregistré et distribué. L’enregistrement doit se faire immédiatement après le dépouillement.

4.2    Le courrier au départ

L’expédition d’un courrier sera organisée de manière telle que le rédacteur ne soit plus en possession des lettres après signature. Cette mesure vise à éviter que des modifications ne soient portées aux documents à l’insu des personnes qui les ont signés. L’agent chargé du courrier veillera à ce qu’aucun document à la sortie ne soit soustrait du courrier avant son enregistrement.

Le courrier à remettre directement aux personnes externes est accompagné d’un registre de «transmission externe ». Ce courrier est au préalable enregistré dans le  «courrier départ ».

Les copies des courriers sont archivées par le responsable du courrier.

Le courrier interne

Pour la circulation interne de certains documents importants, le secrétariat utilise un registre de «transmission interne ». Une fiche de circulaire indiquant les noms et responsabilités des personnes devant lire le document, est agrafée à la première page du document transmis.

Les modèles de registre de «courrier arrivée » et de «courrier départ » utilisés sont ceux qu’on trouve sur le marché. Quant aux registres de «transmission interne » et de «transmission externe », les tracés se trouvent en annexe du présent document.

Les PV des réunions internes sont signés par le président et le secrétaire de séance; une copie est gardée au secrétariat.

Procédures d’exécution et de suivi des investissements

Pour l’exécution de certaines missions, le Conseil d’administration désigne une personne ressource dont les compétences sont reconnues. Il faut noter qu’aucune mission ne doit être entreprise sans son autorisation préalable. Les missions sont autorisées par le Conseil d’administration. L’autorisation est matérialisée par un ordre de mission signé par le Coordonnateur.

Le secrétariat permanent établit l’ordre de mission en 3 exemplaires : un est remis au chef de mission, un à la comptabilité pour la prise en charge des frais de déplacement et un est gardé dans les archives.

A l’arrivée à destination l’ordre de mission doit être visé par un responsable de ce lieu.

Pour les missions en dehors du Mali, une estimation des dépenses est établie. Après approbation cette somme est versée au missionnaire. A son retour de la mission, celui ci doit justifier toutes les dépenses faites en fournissant les pièces justificatives.

A partir de l’ordre de mission, l’assistant calcule le montant dû à chaque personne faisant partie de la mission et établie un état collectif qui est émargé par chacun des membres de la mission. Dans ce cas une seule pièce comptable de paiement peut être établie au nom du chef de mission. Dans les 7 jours ouvrables après le retour de mission, un rapport écrit doit être rédigé par les missionnaires et adressé au secrétariat.

Ce rapport doit informer des objectifs atteints et non atteints, les raisons et les solutions préconisées. Un rapport des dépenses avec pièces justificatives à l’appui doit accompagner le rapport de mission.

Toutes les dépenses doivent être justifiées.