Procédures de gestion

PROCEDURES BUDGETAIRES

L’évaluation d’un budget permet à ADCOPS de maîtriser l’utilisation de son fonds. Une fois qu’il a établi son budget, le réseau connaît les limites à ne pas dépasser dans ses dépenses, compte tenu de ses ressources.

Phase d’élaboration

ADCOPS doit élaborer son budget en fonction de ses besoins :

-          dépenses d’investissement,

-          dépenses de fonctionnement.

Il est certain qu’il ne peut pas tout prévoir dans l’avenir à cause des dépenses inattendues en cours de fonctionnement. Dans ce cas, il serait prudent que le réseau prévoit 10% du montant total des dépenses au titre des imprévus.

Phase d’exécution

L’exécution du budget est le stade pratique par lequel le mouvement passe du prévisionnel à celui des réalisations.

Le secrétariat et le trésorier jouent un rôle important lors de l’exécution du budget. Une dépense ne peut être engagée que si le Comité de mobilisation des ressources financières donne son accord en visant la pièce de demande de fonds préparée par le trésorier.
PROCEDURES DE GESTION DES ACTIVITES

La gestion des activités

Rapport des activités

A chaque budget correspond un niveau d’activités. En fait le budget est la traduction des activités en valeur monétaire. Les activités prévisionnelles de ADCOPS sont résumées dans le plan d’actions.

Le budget est exécuté :

+        En valeur monétaire,

+        Et en activités.

Dans le cadre du suivi des activités, les rapports périodiques d’activités sont élaborés, tout comme les rapports de recettes et de dépenses (rapports financiers) sont élaborés dans le cadre du suivi budgétaire.

Les activités sont menées conformément au plan d’actions qui est le premier document de référence pour la gestion des activités.

Tous ceux qui sont impliqués dans la gestion des activités doivent faire parvenir des rapports d’activités mensuels ou trimestriels.

Quelque soit la période de production des rapports, ceux-ci doivent contenir les informations suivantes :

-         Les activités concernées, la période d’exécution, la zone, les références des exécutants

-          Les activités planifiées pour la période,

-          Les activités réalisées,

-          Les activités non réalisées et les raisons,

-          Les recommandations (suggestion) pour la période suivante

Pour l’élaboration des rapports, il faut avoir successivement les documents de planification.

Document de planification des activités :

C’est le document qui accompagne le budget. On y trouve en résumé l’ensemble des actions à mener  pour atteindre les résultats attendus.

Le plan d’action contient

-          Les résultats attendus,

-          Les actions à mener et la précision des stratégies ou alternatives envisagées,

-          Les périodes d’exécution,

-          les responsables et les collaborateurs.

Le document de planification trimestriel

Ce document est établit à partir du plan d’actions global. Il fait la répartition des activités trimestrielles en activités mensuelles. Il doit être disponible au plus tard 2 semaines avant le début de chaque trimestre.

Le document de planification mensuel

Etabli à partir du planning trimestriel, ce document résume toutes les activités planifiées pour le mois. Ce document doit être établi au moins 10 jours avant le début du mois, c’est à dire au plus tard le 20 du mois précédent.

Autres documents de gestions des activités

Deux autres documents essentiels pour la gestion quotidienne des activités sont :

-            Le document de compte rendu de réunion,

-            Et le document de visite de terrain.

Ils doivent être produits et remis à l’instance supérieure dans les délais impartis