Contrôle et audit (suite)
Le personnel
| OBJECTIFS DU CONTROLE | PROCEDURES DE CONTROLE |
| Vérifier que le dossier du personnel est à jour vis à vis de l’employé, de l’administration fiscale et sociale | Vérification des documents écrits du contrôle antérieur Vérification des dossiers individuels de chaque employé Vérification si les dossiers sont individuellement à jour (recrutement, contrats, décisions de congés, attestation de reprise de travail, fiches d’évaluation, etc.) |
| S’assurer de la régularisation des charges sociales et leur saisie | Vérification des rémunérations apparemment réguliers des avances et acomptes, paiement régulier des charges sociales Egalité entre les déclarations des cotisations et les paiements. |
| Mettre les fiches à jour | Prendre les dossiers et les vérifier un à un |
Les stocks et les fournitures
| OBJECTIFS DU CONTROLE | PROCEDURES DE CONTROLE |
| Vérifier les écritures des entrées et des sorties sur les fiches de stocks | - S’assurer de l’existence et de la tenue à jour des fiches de stock (une fiche par article) - Procéder au pointage de comparaison entre les demandes, les livraisons et les stocks existants |
| Vérifier le respect des procédures d’entrée et de sortie des stocks | - S’assurer de l’existence des bons de commande, des bordereaux de livraison, et des factures pour les achats - S’assurer de l’enregistrement correct des approvisionnements - Comparer les bons de sorties aux enregistrements sur les fiches |
| En cas de besoin, procéder au décompte physique des stocks | Procéder à l’inventaire physique des stocks |
| Eviter les ruptures de stocks | Fixation des quantités minimales de commande (connaissance des stocks) |
Les immobilisations
| OBJECTIFS DU CONTROLE | PROCEDURES DE CONTROLE |
| Vérifier l’état physique et comptable des immobilisations | S’assurer de l’existence et de la tenue à jour des documents et/ ou fiches de l’immobilisation portant : la valeur d’achat, la valeur comptable nette, le numéro de codification |
| Rechercher et mettre à jour, les documents des immobilisations
Vérifier la comptabilisation effective des immobilisations cédées | -comparer la valeur comptable des immobilisations et leurs valeurs réelles (recensement des amortissements effectués) -recenser les immobilisations existantes -procéder au classement des immobilisations en : amorties, reste à amortir, mises en rebu, disparues, etc. |
| En cas de besoin, procéder au décompte physique des immobilisations | Procéder à l’inventaire physique des immobilisations
|
| Vérifier le respect du programme et du calendrier d’entretien des immobilisations | Contrôle du programme et des fiches d’entretien des immobilisations |
ADCOPS peut procéder de la même manière pour ce qui est des documents et livres de sa bibliothèque.
- Le contrôle externe, l’audit
Principes généraux
Afin de pérenniser son image et sa crédibilité auprès de ses membres, partenaires et bailleurs de fonds, ADCOPS peut faire appel à un contrôleur externe pour prouver de la sincérité de ses méthodes, procédures et écritures comptables : c’est l’audit. Il peut être total ou sectoriel. L’audit peut se faire annuellement ou à n’importe quelle période de l’année sur demande de la direction exécutive de ADCOPS ou de ses partenaires.
- Les objectifs de l’audit
Ce sont :
- Vérifier la sincérité et la régularité des états financiers de la fin de la période et de celles des périodes précédentes
- Vérifier la conformité des résultats à la régularité et à la sincérité de la démarche
-Comparer les corrections apportées à la démarche actuelle conformément aux recommandations de l’audit antérieur
- Vérifier le respect des principes de gestion entre ADCOPS et ses divers partenaires et bailleurs de fonds
- Vérifier l’existence et l’application du contrôle dans la démarche quotidienne de ADCOPS
- Faire des recommandations par rapport aux insuffisances constatées lors de l’audit.
- L’auditeur du Comité de contrôle
Les règles de cet audit seront fixées par les membres du Comité.
- Déroulement et suivi de l’audit
Le personnel d’ADCOPS doit être informé à l’avance avant la mission d’audit. Il doit d’être coopératif et ouvert avec les auditeurs en mettant à leur disposition toutes les informations et documents sollicités.
Après la mission d’audit, la direction d’ADCOPS doit procéder à une large diffusion auprès des membres, des partenaires et des bailleurs de fonds sur le résultat de la mission d’audit.