Organisation comptable

L’ORGANISATION COMPTABLE

Fonctionnement du système comptable

Les enregistrements comptables ne doivent pas être une fin en soi, ils doivent concourir à la maîtrise de la gestion et de fournir les éléments de base nécessaires à la prise de décision.

La fonction comptable est en relation constante avec les autres fonctions du mouvement comme demandeur d’information pour exécuter sa tâche (collecte des pièces comptables) et comme fournisseur d’information à l’issue de ses travaux (documents de synthèse etc).

Toutes les écritures comptables doivent être appuyées par des pièces justificatives appropriées qui ont été «préparées » «vérifiées » et «approuvées (autorisées) » par des personnes distinctes autorisées.

La liste des personnes habilitées à approuver les dépenses de ADCOPS doit être mise à jour ou reconduite.

Toutes les acquisitions d’immobilisations doivent être en totalité considérées comme des charges au moment de l’achat. Ceci permet d’éliminer la nécessité d’avoir à amortir le coût de ces actifs et de maintenir des tableaux d’amortissement. Néanmoins une liste des immobilisations doit être tenue et mise régulièrement à jour.

Aucun chèque ne doit être pré - signé.

Les rapports financiers doivent être produits à temps pour permettre un bon suivi budgétaire et faciliter les prises de décision. Un délai de 10 jours après la fin de la période concernée par le rapport semble raisonnable. Les rapports financiers doivent contenir tous les états financiers.

L’exercice comptable et budgétaire de ADCOPS dure six (6) mois. La comptabilité est essentiellement une comptabilité de trésorerie et de suivi budgétaire. Par conséquent les amortissements ne sont pas constatés, les documents de synthèse (bilan, compte de résultat) sont remplacés par des états récapitulatifs.

Ce système fonctionne comme suit :

-          Encaissements

Il comprend :

-           les fonds alloués par les bailleurs (au titre de subventions) au nom de ADCOPS accompagnés d’un avis de crédit.

-           Les cotisations versées par les membres (contre reçu donné à chaque versement de cotisation).

-           Les produits des manifestations et autres recettes initiées par ADCOPS,

-           Toutes subventions, donations ou legs conformes à la Charte des Principes du forum social.

-          Décaissements

Les demandes de fonds pour la réalisation des activités sont établies par les responsables désignés des composantes de ADCOPS accompagnées d’autorisation écrite du Secrétaire de la Coordination de ADCOPS.

Les chèques sont ensuite préparés et soumis à la signature des personnes habilitées. Ils sont remis aux intéressés contre décharge.

Système comptable

La comptabilité de ADCOPS est tenue en utilisant les supports suivants :

-          un brouillard de banque,

-          un journal de banque

-          un brouillard de caisse,

-          un journal général

-          et les annexes (rapports financiers, état de rapprochement etc.).

La pièce comptable, document créé par la comptabilité pour servir à l’enregistrement comptable, existe au niveau de la structure. Elle ne constitue pas en elle même une pièce justificative, elle accompagne et soutient les pièces justificatives.

Elle est utilisée pour enregistrer :

ð     les transactions bancaires : entrées (recettes, virements reçus) et sorties (dépenses, alimentation de la petite caisse).

ð     Les opérations diverses : agios bancaires, régularisations d’écritures.

Ainsi on a les pièces comptables suivantes :

à        Pièce comptable de paiement (PCP)

La pièce comptable doit être utilisée pour chaque chèque émis : une pièce comptable par chèque.

A chaque pièce de paiement doivent être agrafées les pièces justificatives adéquates. Les pièces justificatives comprennent :

-          les factures et les reçus,

-          pour les grands achats (montants élevés), les pro forma en original et les explications ou analyses justifiant les décisions d'achat (choix du fournisseur...),

-          les ordres de paiement,

-          d’autres pièces justificatives ou les explications y afférentes.

Toutes les pièces justificatives doivent être vérifiées par la comptabilité en ce qui concerne l’exactitude de la facturation et des calculs. Il doit y avoir une annotation sur la pièce justificative montrant que cette vérification arithmétique a été faite.

Lorsque l’établissement de la pièce comptable est achevé, celle-ci doit être soumise aux signataires de chèque, accompagnée des pièces justificatives et d’un chèque de montant égal à celui qui figure sur la pièce comptable.

Les signataires de chèque ont la responsabilité de s’assurer que le paiement est conforme aux procédures financières de ADCOPS.

La responsabilité de signer les chèques doit être prise au sérieux et ne doit pas être exercée à la légère ou juste parce qu’il y a un cas de « chèque urgent ». Les signataires ont le droit de refuser de signer un chèque si, à leur avis, le paiement n’est pas conforme aux exigences requises en ce qui concerne la justification.

Une fois le paiement effectué, chaque pièce justificative et la pièce comptable doivent porter le cachet «payé ». Ceci permet d’éviter les doubles paiements.

Pour les alimentations de la «petite caisse » les chèques doivent normalement être tirés à l’ordre du caissier pour le montant total dépensé par la caisse, ainsi le solde de la caisse est ramené à son niveau normal.

Les autorisations de dépenses doivent être matérialisées, sur les factures fournisseurs ou sur un document approprié conçu à cet effet («ordre de paiement ») accompagnant les factures, par la signature en bonne et due forme de la personne autorisée.

Le Comité de contrôle doit déterminer les personnes habilitées à approuver les dépenses et leurs niveaux d’approbation.

à        Pièces comptables de recettes (PCR)

Une pièce comptable de recette distincte doit être préparée pour chaque réception de fonds, y compris les fonds reçus par virement bancaire.

Les pièces justificatives qui sont jointes à chaque pièce de recette comprennent les avis de versement bancaires, les avis de crédit bancaires, les télex en provenance des donateurs et tout autre justificatif clarifiant l’origine de la recette.

Le montant indiqué sur la pièce justificative doit être égal au montant de la pièce comptable.

Pour toute somme d’argent reçue, un «reçu » officiel est émis. Tous les reçus sont établis, par auto décalque, en trois exemplaires et être pré/numérotés : un exemplaire est remis à la personne qui a fait le versement, un est remis à la comptabilité, le troisième reste attaché au carnet de reçu. Les fonds reçus doivent être déposés en banque intégralement.

Une fois enregistrée au journal, la pièce de recette et les pièces justificatives jointes doivent être marquées par le cachet « payé ».

Les pièces de recette doivent être approuvées par une autre personne du Secrétariat, que le comptable, avant enregistrement dans les livres comptables.

à        Pièce comptable des opérations diverses (OD)

La pièce comptable des OD sert de soutien et d’explication à l’enregistrement de diverses opérations tels que les frais bancaires, les écritures de correction, d’ouverture, d’annulation, de cessation de paiements, les constatations de salaires, etc.

Une justification appropriée doit être jointe à chaque pièce comptable. Les pièces justificatives peuvent être les avis de débit bancaires, les notes de service, les photocopies de pièces relatives aux écritures précédentes à corriger. La justification est appropriée lorsqu’elle permet à un vérificateur non informé de comprendre la nature et l’objet de l’écriture.

Ces justificatifs doivent également porter le cachet « payé » pour éviter tout double emploi éventuel.

à        Numérotation des pièces comptables

Les pièces comptables sont numérotées chronologiquement, enregistrées dans le journal général, ensuite classées. La numérotation et le classement se font par type de pièces comptables. Le système de numérotation est chronologique avec indication du mois de création.

Quand il y a plus d’un compte bancaire, chaque compte aura son classement de PC. Les comptes bancaires seront distingués par des lettres alphabétiques : Ex. Compte A, pour BOA ; Compte B, pour BMCD ; Compte C, pour BDM.

Exemple1 : Cas d’un seul compte bancaire les pièces seront numérotées comme suit :

Pièces comptables	1ères pièces du mois	2ème pièce du mois	Dernière pièce du mois
Du mois de janvier Pièce C. Paiement Pièce C. Recette Pièce C. OD Du mois de Février Du mois de décembre	PP-01-0001 PR-01-0001 PD-01-0001 PP-02-021 PR-02-013 PD-02-008 PP-12-120 PR-12-060 PD-12-005	PP-01-0002 PR-01-0002 PD-01-0002 PP-02-0022 PR-02-0014 PD-02-0009	PP-01-0020 PR-01-0012 PD-01-0007 PP-02-0035 PR-02-0030 PD-02-0016

 Exemple 2 : En cas où ADCOPS a trois comptes bancaires, les numérotations se feront comme suit :

Compte A      PPA-01-0001                       PPA-01-0002                       .....

Compte B      PPB-01-0001                       PPB-01-0002                       .....

Compte C      PPC-01-0001                       PPC-01-0002