Contrôle et audit

LE CONTROLE INTERNE ET L’AUDIT

Le contrôle interne

La marche de toute structure se fonde sur une démarche de production de stockage et de traitement de l’information itérative fondée sur la vérité, la sûreté, l’exactitude, la concision mais aussi le dépassement perpétuel.

C’est pour cette raison que chaque structure se dote de méthodes et moyens pertinents d’enregistrement, de suivi et de contrôle de ses informations surtout financières.

Ces méthodes et moyens servent de piliers de base aux techniques et procédures de contrôle interne qu’externe.

Le présent chapitre veut camper les techniques et procédures de contrôle de ADCOPS. 

– Définition

Le contrôle interne s’entend par l’ensemble des mesures et procédés comptables, financiers, matériels et humains définis et mis en place afin de mieux sauvegarder et bien gérer les biens collectifs conformément aux directives fixées à travers une surveillance continue du système d’informations de ADCOPS.

– Objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne vise à :

-         Assurer la protection du patrimoine de la structure,

-         Vérifier continuellement l’application des procédures et leur adaptation,

-         Evaluer la pertinence des procédures existantes afin de les reformuler pour mieux les adapter aux exigences de ADCOPS,

-         Garantir la régularité et la sincérité des opérations comptables et financières,

-         Crédibiliser le mouvement auprès de ses partenaires

 – Domaines d’application du contrôle interne

Le contrôle interne s’applique aux domaines ci-dessous :

-         la comptabilité (écritures et deniers)

-         le personnel (aptitudes et attitudes au travail)

-         les stocks, les immobilisations (physiques et scripturales)

-         l’administration (respect procédural, suivi administratif, mise à jour des documents)

-         autres aspects internes (documentation, règlement intérieur)

– L’organisation du contrôle interne

En raison de la taille et de l’effectif deADCOPS, il serait intéressant d’instaurer un système de contrôle interne au sein de la structure. Chaque composante du mouvement aura la latitude d’organiser en son sein ce contrôle interne.

Ces contrôleurs travailleront sous la supervision du premier responsable de ADCOPS. 

Tout comme ADCOPS peut aussi mettre en place une commission administrative chargée d’effectuer par moment le contrôle interne. Comme dans le cas précédent, ces contrôleurs travailleront sous la supervision du premier responsable. 

Tout contrôle doit faire l’objet de procès verbal dûment signé par les contrôleurs et les personnes contrôlées. Les remarques et observations doivent être portées à la connaissance du gestionnaire contrôlé, avant d’être archivées.

Le contrôle interne peut être inopiné ou programmé. Dans les deux cas, il ne doit pas entraîner l’arrêt des activités de ADCOPS.

– Objectifs et procédures de contrôle interne par compartiments

Il vise les mêmes objectifs que le contrôle interne dans sa globalité mais en vue s’intéressant qu’à un seul secteur.

De façon spécifique, les compartiments qui font le plus l’objet du contrôle interne sont :

-         la comptabilité

-         le budget

-         les projets

-         l’administration

-         le système d’information

-         etc 

La comptabilité

Caisse et Banque

OBJECTIFS DU CONTROLE	PROCEDURES DE CONTROLE
Vérifier si les recommandations faites lors du contrôle précédent ont été appliquées correctement	Comparaison des procédures actuelles aux recommandations faites lors du contrôle antérieur
S’assurer de l’enregistrement correct des écritures dans les divers documents comptables	- Classement et pointage des pièces justificatives et comptables - Vérification des numéros de compte par imputation (date, montants, libellés, pièces, etc. - Pointage des journaux - Vérification des calculs et des pièces justificatives
Vérifier et s’assurer de la disponibilité banque et caisse	- Décompte physique de la petite caisse - Vérification des dépenses et des pièces de la petite caisse - Solder la petite caisse - Contrôle et vérification des fiches de rapprochement bancaire - Décompte et vérification des chéquiers (chèque, pièces justificatives, imputations dans les comptes) - Calcul des agios et des intérêts - Vérification et arrêt du journal de banque en précisant la nature des montants (débit, crédit, en transit, etc.) - Régulariser les écritures du relevé bancaire
Arrêter les divers comptes afin d’avoir une situation de vue d’ensemble des opérations effectuées, en cours d’exécution et prévoir l’avenir	- Arrêter et solder les journaux : Caisse Banque Auxiliaires -Comparer l’état d’avancement des dépenses effectuées par rapport aux prévisions de la période.
Formuler des recommandations pour l’amélioration des écritures comptables	Décrire les imperfections et faire des propositions de solutions ou d’amélioration

                  Le rapport financier / partenaire

OBJECTIFS DU CONTROLE	PROCEDURES DE CONTROLE
S’assurer que les informations contenues dans le rapport répondent aux exigences des responsables d’ADCOPS et des bailleurs de fonds	Vérifier que les tableaux comptables contiennent et peuvent faire ressortir l’ensemble des informations susceptibles d’être demandées à tout moment par les responsables d’ADCOPS et les bailleurs de fonds
Permettre de dégager à tout moment l’état des dépenses par projet et par bailleur en termes de prévision, effectuées et le solde	- Vérification des rubriques budgétaires par projet et par bailleur en terme de montants (total et de la période) : prévus, exécutés, justifiés et solde - Vérification et contrôle des dépenses par poste et par rubrique, comparaison avec la prise en charge dans son compte et dans le journal correspondant
Dégager les écarts budgétaires entre les prévisions et les réalisations	Comparer les prévisions aux réalisations
S’assurer de la véracité comptable des informations continues dans les rapports financiers	Vérifier les pièces justificatives des recettes et dépenses par rapport aux écritures comptables et au contenu des montants inscrits dans le rapport financier.
Vérifier que les divers ordonnateurs et contrôleurs ont apposé leurs visas avant l’exécution des dépenses et au moment de la confection des rapports financiers (assurance du respect des procédures internes)	Vérification des pièces, comparaison avec les montants
Faire des propositions d’amélioration du contenu des rapports financiers en termes de restitution de l’information	Analyse des divers rapports, correction des insuffisances et propositions d’amélioration des contenus. Exemple : informatisation de la collecte des données comptables des rapports financiers d’ADCOPS.